มาคุยกัน: แผนการที่วางไว้อย่างมีเป้าหมายเมื่อต้องแจ้ง 'ข่าวร้าย' เกี่ยวกับการจ้างงาน
การบำบัดทางออนไลน์ช่วยแก้ปัญหาเรื่องค่าใช้จ่าย ความสะดวก และประสิทธิภาพในการเข้ารับการรักษา ต่อไปนี้คือความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการบำบัดทางออนไลน์ พร้อมทั้งข้อเท็จจริงที่จะช่วยลบล้างความเข้าใจผิดเหล่านั้น.
ปรับปรุงล่าสุด: 23 ธันวาคม 2022
ที่มา: Pexels
การวางแผนสำหรับวันแจ้งข่าวการเลิกจ้างพนักงานไม่ใช่เหตุการณ์ทั่วไปในองค์กรหรือกระบวนการทำงานตามปกติ สำหรับนายจ้างที่มองว่าพนักงานเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุด นั่นหมายถึงการดูแลเอาใจใส่และให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับรายละเอียดต่างๆ ด้วยประสบการณ์กว่าทศวรรษในการทำงานกับบริษัทต่างๆ ในหลากหลายอุตสาหกรรมที่เตรียมการอย่างเข้มงวดสำหรับวันสำคัญนี้ เป้าหมายหลักของฉันคือการเสนอแนะแนวทางที่จะวางรากฐานที่สำคัญเมื่อถึงเวลาต้องเลิกจ้างพนักงาน: เราต้องติดต่อกับมนุษย์ ดังนั้นเราจึงควรพยายามที่จะ "แสดงความเป็นมนุษย์" เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่โหดร้ายนี้.
บุคคลที่แจ้งข่าวร้ายเกี่ยวกับการเลิกจ้างงานนั้นเรียกว่า ผู้แจ้งข่าวเขาหรือเธอเป็นผู้ที่มีภารกิจอันหนักหน่วงในการส่งข่าวการเลิกจ้างงาน บ่อยครั้งที่ผู้แจ้งข่าวจะมีคำถามที่น่ากังวลและน่ากลัวเหล่านี้อยู่ในใจเมื่อเผชิญกับการเลิกจ้างพนักงาน: ฉันจะส่งข้อความนี้ให้สำเร็จได้อย่างไร? ฉันจะรับมือกับปฏิกิริยาของพนักงานและสุขภาพจิตของฉันได้อย่างไรหากทุกอย่างไม่เป็นไปตามแผน? ดังนั้น ฉันจึงตั้งใจที่จะกล่าวถึงความพร้อมของนายจ้างในการรับมือกับภารกิจที่ละเอียดอ่อนที่สุดของการเลิกจ้างพนักงาน ซึ่งเป็นผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงองค์กร
ก่อนวันแจ้งผล: แผนการสื่อสาร
ที่มา: Pexels
ศาลากลาง
การแจ้งข่าวร้ายแก่พนักงานที่ได้รับผลกระทบนั้นเป็นประสบการณ์ที่เลวร้ายเสมอ หากกลยุทธ์การสื่อสารเป็นไปตามอำเภอใจ การเตรียมการเพื่อกระจายข่าวอย่างโปร่งใสในฐานะส่วนหนึ่งของ "แผนการสื่อสาร" ของฝ่ายบริหาร จะช่วยบรรเทาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างแน่นอน ยิ่งแจ้งเรื่องการลดจำนวนพนักงานเร็วเท่าไหร่ โอกาสที่พนักงานจะเตรียมตัวได้ทันท่วงทีทั้งทางด้านจิตใจและอารมณ์ก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น.
แผนการสื่อสารนี้สามารถเริ่มต้นด้วยการจัดประชุมแบบเปิดให้ทุกคนเข้าร่วม แจ้งให้ทุกคนทราบถึงความคืบหน้าล่าสุดโดยอธิบายภาพรวมของทิศทางธุรกิจปัจจุบัน แสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทได้ผ่านมา (หรือกำลังจะผ่านมา) ในแง่ของการพัฒนาธุรกิจ สร้างไทม์ไลน์ว่าทิศทางธุรกิจใหม่นี้จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและตำแหน่งงานบางตำแหน่งอย่างไร สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานได้ทำความเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงภายในและตั้งคำถามที่อาจมี ในขั้นตอนนี้ ทีมผู้บริหารควรเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามมากมายที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับข้อกังวลต่างๆ โดยปกติแล้วคำถามเหล่านี้จะเกี่ยวกับ: เกณฑ์การคัดเลือก การสมัครงานภายในบริษัท ปัญหาเรื่องระยะเวลาการทำงาน ความสัมพันธ์ในการรายงาน ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับงานด้านการลาออก และแพ็คเกจการเลิกจ้าง และข้อกังวลส่วนตัวอื่นๆ.
ในแผนการสื่อสาร ควรใช้คำศัพท์เฉพาะและศัพท์เทคนิคบางคำอย่างสม่ำเสมอในทุกขั้นตอน เนื่องจากอาจส่งผลต่อความสำเร็จของการแจ้งเลิกจ้างได้ ในแง่ของผลกระทบทางจิตวิทยา คำต่างๆ เช่น 'การเลิกจ้าง' 'การลดจำนวนพนักงาน' 'ปลดออก' และคำใหม่กว่าอย่าง 'ถูกเลิกจ้างเนื่องจากขาดงาน' อาจตีตราและสร้างตราบาปได้ ดังนั้นจึงควรใช้คำเหล่านี้ด้วยความระมัดระวังและอย่างจำกัดทั้งในการสนทนาและการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร.
บทภาพยนตร์
เอกสาร ที่เป็นลายลักษณ์อักษร จะช่วยชี้นำผู้แจ้งข่าวให้ดำเนินบทสนทนาต่อไป โดยประกอบด้วยข้อความหลักที่สอดคล้องกับการตัดสินใจทางธุรกิจ อธิบายว่าทำไมจึงนำไปสู่การลดจำนวนพนักงาน เอกสารชิ้นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นตัวกำหนดปฏิกิริยา (พฤติกรรม) ของพนักงาน ควรเริ่มต้นด้วยการอธิบายเหตุผลทางธุรกิจสำหรับการตัดสินใจนั้นก่อน ตัวอย่างเช่น:
“เหตุผลของการประชุมในวันนี้คือ เพื่อให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการตัดสินใจของบริษัทในการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร ตามที่ได้แจ้งไปในการประชุมครั้งก่อน การตัดสินใจทางธุรกิจครั้งนี้มีพื้นฐานมาจากปัจจัยดังต่อไปนี้...”
จากนั้น ให้กำหนดเงื่อนไขต่างๆ อย่างชัดเจน และระบุวันสิ้นสุดสัญญา.
“การเปลี่ยนแปลงใหม่ในรูปแบบธุรกิจของโครงสร้างระดับโลกในปัจจุบันของเรา ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ จะส่งผลกระทบต่อโครงสร้างของแต่ละแผนก และจะต้องมีการปรับโครงสร้างใหม่ น่าเสียดายที่ได้มีการตัดสินใจแล้วว่า ตำแหน่งของคุณจะถูกยกเลิก โดยมีผลภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการฉบับนี้ และวันทำงานวันสุดท้ายคือวันที่ xxxxx (ระบุวันที่)”
ปิดท้ายด้วยการขอบคุณพนักงาน และพิจารณาจัดให้มี โครงการช่วยเหลือพนักงาน โดยเน้นด้านบริการสุขภาพจิตและ/หรือการให้คำปรึกษาด้านอาชีพ เพื่อเตรียมความพร้อมให้พนักงานมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการพัฒนาความคิดเพื่อการเปลี่ยนผ่านอาชีพที่ประสบความสำเร็จ มีผู้ให้บริการภายนอกที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านเหล่านี้และได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดีเพื่อตอบสนองความต้องการนี้
“นอกจากนี้ เรายังมีโครงการช่วยเหลือพนักงานไว้บริการท่าน หากท่านต้องการความช่วยเหลือด้านอารมณ์และการสนับสนุนเพิ่มเติมในการรับมือกับข้อมูลการลาออกครั้งนี้ ขอขอบคุณสำหรับการมีส่วนร่วมอันมีค่าของท่านต่อบริษัท ฝ่ายบริหารขอชื่นชมความมุ่งมั่นและทุ่มเทอย่างไม่หยุดยั้งของท่านตลอดระยะเวลาที่ทำงานกับเรา เราขออวยพรให้ท่านประสบความสำเร็จในอนาคต”
ไม่ว่าการสนทนาของคุณจะไปในทิศทางใด สิ่งสำคัญคือต้องดึงบทสนทนากลับมาเพื่อรับรู้ถึงคุณูปการของพนักงาน เพราะเราเน้นย้ำว่าการลดเงินเดือนนั้นเป็นเพราะความสำคัญของตำแหน่งงาน ในทำนองเดียวกัน ในฐานะผู้แจ้ง คุณต้องเพิ่มความตระหนักรู้เกี่ยวกับข้อกังวลและสถานการณ์ส่วนตัวอื่นๆ ของพนักงาน เช่น การวางแผนงานแต่งงาน หรือการตั้งครรภ์ จงระมัดระวังปฏิกิริยาใดๆ ที่อาจก่อให้เกิดความไม่สบายใจของพนักงาน.
ต่อไปนี้คือลักษณะสำคัญบางประการของพนักงานที่กำลังประสบภาวะเครียดและได้รับหนังสือแจ้งการเลิกจ้าง:
- อาการทางกายภาพ - ร้องไห้ เหงื่อออกเย็น ตัวสั่น ปวดศีรษะฉับพลันหรือเป็นๆ หายๆ อ่อนเพลีย เบื่ออาหาร ปวดเมื่อยตามร่างกาย
- อาการทางอารมณ์ - อาจแสดงออกอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างดังต่อไปนี้:
- สับสนงุนงง – เหม่อลอย ไม่รู้ตัวว่าตนเองอยู่ที่ไหน และกำลังพูดหรือฟังอะไรอยู่
- ไม่ตอบกลับ ถอนตัวแล้ว
- กระตือรือร้นเกี่ยวกับฐานะทางเศรษฐกิจและอาชีพ
- ความกลัวต่อสิ่งที่ไม่คุ้นเคย; ความรู้สึกสูญเสียตัวตน
- ความรู้สึกสูญเสีย เช่น ความโศกเศร้า และความเสียใจ
- ความรู้สึกผิด ความละอายใจ (ที่รอดชีวิต หรือที่ไม่สามารถช่วยผู้อื่นได้)
- โกรธง่าย หงุดหงิดง่าย
- สับสน รู้สึกไม่เป็นจริง หรือมึนงง
- รู้สึกอับอายและ/หรือละอายใจที่ถูกมองว่าเป็นคนล้มเหลว
- รู้สึกถูกทรยศและ/หรือได้รับความอยุติธรรม
วันแจ้งผลจริง: ตัวเลือกการจัดส่ง
ที่มา: Pexels
การจัดส่งแบบรับด้วยตนเอง
การจัดประชุมนอกสถานที่ซึ่งอยู่นอกสำนักงานมักมีข้อดีในตัวของมันเองเสมอ เช่น การจัดประชุมอำลาในห้องจัดเลี้ยงของโรงแรมหรือห้องจัดเลี้ยงส่วนตัวของร้านอาหาร ในทำนองเดียวกัน การจัดโต๊ะและเก้าอี้ก็มีหลักการสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องดีหรือร้ายก็ตาม.
แนะนำอย่างยิ่งให้แจ้งแบบตัวต่อตัว เพื่อให้เกิดความเป็นส่วนตัวและพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจสำหรับปฏิกิริยาที่หลากหลาย (ทั้งดีและไม่ดี) ท้ายที่สุดแล้ว พนักงานต้องรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า แม้ว่าจะมีเจตนาที่จะเลิกจ้างก็ตาม ด้านล่างนี้คือข้อควรพิจารณาบางประการในการเตรียมการแจ้งล่วงหน้าสำหรับการเลิกจ้างนอกสถานที่:
- การจัดวางแบบเคียงข้างกัน (ผู้แจ้งเทียบกับพนักงานที่ได้รับผลกระทบ)
- ป้ายแจ้งเตือนอยู่ใกล้ประตูทางออก
- พนักงานที่ได้รับผลกระทบหันหน้าเข้าหากำแพงว่างเปล่า (หรือทิวทัศน์ที่ไม่รบกวนสมาธิ)
- จัดเตรียมน้ำ ลูกอม และกระดาษทิชชู่ไว้บนโต๊ะ
- อุปกรณ์สำนักงานน้อยลง
- ห้องปรับอากาศเย็นสบาย
- ไม่มีเสียงรบกวนใดๆ
- ห้องที่มีแสงสว่างเพียงพอ
พื้นที่ส่วนตัวสำหรับการสนทนาที่ละเอียดอ่อนจะช่วยลดความตึงเครียดของข้อความได้ พื้นที่เปิดโล่งจะลดทอนความเป็นส่วนตัว ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในวันที่สำคัญเช่นนี้ หากเรากล่าวว่าเรามุ่งมั่นที่จะบรรลุความเป็นมนุษย์ในระดับสูงสุด เราต้องเริ่มต้นด้วยการกำจัดตัวแปรที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งขัดขวางความเป็นมนุษย์ของเราโดยการอนุญาตให้มีพื้นที่ส่วนตัว.
สถานที่จัดงาน
ในแง่ของการจัดการ การจัดหาห้องฝึกอบรมหรือห้องจัดกิจกรรมก็เพียงพอแล้ว ในขั้นตอนนี้ เวลาเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ดังนั้นควรพิจารณากำหนดเวลาเริ่มต้นในช่วงเวลาทำการปกติ ซึ่งโดยทั่วไปคือช่วงเช้า ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องจัดให้มีการสื่อสารที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องแจ้งให้พนักงานที่ได้รับผลกระทบจำนวนมากทราบ ผมเคยไปสถานที่จัดงานต่างๆ ในอาคารสำนักงานของลูกค้ามาแล้ว ซึ่งการจัดงานเหล่านั้นมีความหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการใช้ห้องฝึกอบรมหรือห้องประชุม ห้องประชุมคณะกรรมการ ห้องทำงานแบบคิวบิเคิล และศูนย์ฝึกอบรม (ซึ่งมักจะอยู่ในสถานที่ที่แตกต่างกัน).
ผู้แจ้งข่าวที่อยู่ในบรรยากาศ "สนามเหย้า" จะควบคุมสถานการณ์ได้ดีกว่า แต่โปรดจำไว้ว่า พวกเขาอาจต้องมีความอดทนต่อความผิดหวังและความละเอียดอ่อนในการอ่านข่าวมากขึ้น และต้องเตรียมพร้อมรับมือกับอารมณ์และการตอบสนองทางพฤติกรรมที่ไม่คาดคิด.
การจัดส่งเสมือนจริง
ในการสนทนาเสมือนจริง เราจะขาดความผูกพันทางอารมณ์ การอยู่ "ในโลกออนไลน์" หมายความว่าเราตัดองค์ประกอบการสื่อสารที่ไม่ใช่ภาษาออกไปทั้งหมด ตามที่ ดร. Jean Segal และเพื่อนร่วมงาน (2020) ใน HelpGuide.org (เว็บไซต์ด้านสุขภาพจิตขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร) ซึ่งได้กล่าวถึงหัวข้อเกี่ยวกับการสื่อสาร ได้เรียกองค์ประกอบที่ไม่ใช่ภาษาเหล่านี้ว่า การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด หรือเรียกง่ายๆ ว่า "ภาษากาย" ดร. Segal เน้นย้ำว่า "ภาษากายคือการใช้พฤติกรรมทางกายภาพ การแสดงออก และกิริยามารยาทเพื่อสื่อสารโดยไม่ใช้คำพูด ซึ่งมักทำไปโดยสัญชาตญาณมากกว่าโดยตั้งใจ"สัญญาณเหล่านี้สื่อความหมายได้ชัดเจนที่สุดในการสนทนาของเรา
การทำงานแบบเสมือนจริงหมายถึงการพึ่งพาเทคโนโลยีการสื่อสารและประสิทธิภาพของการเชื่อมต่อเครือข่ายอย่างเต็มที่ ดังนั้น การประเมินคุณภาพ ความเร็ว และความพร้อมใช้งานของการเชื่อมต่อฝั่งพนักงานจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ หากพนักงานทำงานจากที่บ้าน ควรสามารถขอเวลาส่วนตัวที่ปราศจากการรบกวนจากสมาชิกในครอบครัวให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
คำแนะนำที่ดีเยี่ยมอย่างหนึ่งในการพยายามเป็น 'มนุษย์' เมื่อส่งข้อความผ่านช่องทางเสมือนจริง คือ การมองกล้องให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่ว่าคุณจะใช้กล้องประเภทใด ไม่ว่าจะเป็นกล้องจากแล็ปท็อปหรือกล้องที่วางไว้แยกต่างหาก คุณต้องตั้งใจมองจุดดำกลมๆ เล็กๆ นั้น เพราะคุณกำลังพยายามอย่างเต็มที่เพื่อสร้างการสบตาที่ดีระหว่างการส่งข้อความ พร้อมทั้งแสดงความเข้าใจอย่างเห็นอกเห็นใจ การฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมได้
หลังวันแจ้งผล: การสรุปผลและการฟื้นฟู
ที่มา: Pexels
เมื่อกระบวนการแจ้งเตือนสิ้นสุดลงแล้ว การทบทวนและประเมินว่าอะไรถูกต้องและผิดพลาดตลอดกระบวนการนั้นเป็นสิ่งที่มีค่า การประชุมสรุปผลระหว่างผู้แจ้งเตือนที่ได้ผ่าน “ภาระหนัก” ของกระบวนการแจ้งเตือนนั้น ไม่เพียงแต่ควรให้เครดิตอย่างเหมาะสมเท่านั้น แต่ยังควรได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้วย คุณสามารถว่าจ้างผู้ประสานงานภายนอกเพื่อจัดให้มีการสนทนาอย่างเป็นทางการ เพื่อช่วยให้ผู้แจ้งเตือนได้ผ่อนคลายและฟื้นฟูพลังงานที่หมดไป นอกจากนี้ การให้เวลาพักผ่อนสักวันสองวันแก่พวกเขาจะช่วยให้พวกเขากลับมาอยู่ในสภาพที่ดีได้ การว่าจ้างผู้ให้บริการด้านสุขภาพจิตอื่น ๆ เพื่อดูแล “ สัญญาณอันตราย” ของปฏิกิริยาที่ผิดปกติก็เป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่ง สัญญาณอันตราย เหล่านี้ ได้แก่ พฤติกรรมทำร้ายตัวเอง เช่น ความคิดที่รบกวนจิตใจเกี่ยวกับการทำร้ายตัวเอง
สรุป
ในฐานะโค้ชด้านอาชีพและผู้ให้บริการด้านสุขภาพจิต ฉันได้ตระหนักว่าพนักงานที่ทำงานดีในบริษัทและได้รับการสนับสนุนจนถึงวันสุดท้ายของการทำงาน คือพนักงานที่ก้าวต่อไปได้อย่างประสบความสำเร็จพร้อมกับความทรงจำอันล้ำค่าที่จะคงอยู่ตลอดไป ประสบการณ์หลังการจ้างงานนี้ส่งข้อความที่ชัดเจนว่าพนักงานได้รับการให้คุณค่าและชื่นชมอย่างแท้จริง การสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านนี้ไม่เพียงแต่ส่งเสริมสวัสดิภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ของนายจ้างด้วยการสร้างชื่อเสียงที่โดดเด่นในการดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถในอุตสาหกรรม โดยใช้กลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยคุณค่าซึ่งให้ความสำคัญกับผู้คนเป็นอันดับแรก.
ความเป็นจริงคือ สภาพแวดล้อมการทำงานของเราเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา อย่างที่ MJ Ryan กล่าวไว้ในหนังสือ How to Survive Change, You Did Not Ask For ว่า “สิ่งที่เกิดขึ้นกับพวกเราส่วนใหญ่ในตอนนี้ ไม่ใช่เพราะเราแย่ ผิด หรือไร้ความสามารถ แต่เป็นเพราะโลกกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และพวกเราแต่ละคนต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นให้เร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด” ในฐานะนายจ้าง การดูแลและสนับสนุนพนักงานของคุณให้ดีที่สุด ไม่ใช่แค่ในสถานการณ์ปกติ แต่สำคัญยิ่งกว่าในสถานการณ์วิกฤต เพราะท้ายที่สุดแล้ว มนุษย์คือผู้สร้าง คุณค่า และควรเป็นทุนที่สำคัญที่สุดในองค์กรของคุณ
เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ!
💼 ต้องการสร้างองค์กรและชุมชนที่มีสุขภาพดีและมีความยืดหยุ่นมากขึ้นด้วยการโค้ชที่อิงหลักฐานและโปรแกรมด้านสุขภาพจิตที่คัดสรรมาอย่างดีจากแอป ThoughtFull หรือไม่? ส่งอีเมลหาเราได้ที่ hello@thoughtfull.world เพื่อรับการประเมินและทดลองใช้งานฟรี
👤กำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยสนับสนุนเส้นทางการดูแลสุขภาพจิตส่วนบุคคลของคุณอยู่ใช่ไหม? อย่าลืมดาวน์โหลดแอปของเราได้ที่ App Store และ Google Play เพื่อติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญ ThoughtFull ที่ได้รับการรับรองได้แล้ววันนี้!
